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Einführung

Dieses Handbuch erklärt das Modul „Belegungsplan" im TManager.
In den nachfolgenden Kapiteln wird näher auf die Aktivierung des Belegungsplans, der verschiedenen Funktionalitäten usw. eingegangen.


Der Belegungsplan kann von kleinen Hotels, B&B's, Ferienwohnungsbesitzern als Inhouse-Buchungssystem (Mini Property Management System) eingesetzt werden und unterstützt die folgenden Funktionalitäten:
• Buchungen (z.B. von Stammgäste usw.) erfassen und Buchungsbestätigungen verschicken
• Ein übersichtliches Planning von allen Zimmern / Leistungen
• Angebote erstellen und verschicken
• Buchungen und Angebote stornieren
• Innerhalb der gleichen Zimmerkategorie interne und externe Buchungen zuteilen

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Aktivierung des Belegungsplans

Wenn bereits ein TManager Benutzerprofil inkl. Belegungsplan besteht, so reicht es, dem TManager-Login dieses Benutzerprofil zuzuweisen. Anderenfalls empfehlen wir die Einrichtung eines neuen Benutzerprofiles via Service "SR-012-Belegungskalender im TManager einrichten" im Portal Destinationen bestellen.

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Aktivierung im TOMAS®

Wenn die Profile erstellt sind, müssen Sie in einem 1. Schritt den Verkaufskanal „Eigenbelegung" sämtlichen Leistungen des jeweiligen Eigentümers hinzufügen.

Dies machen Sie mit der „Globalen Pflege" – Leistungsträger / Globale Pflege. Suchen Sie den gewünschten Leistungsträger.

Nach erfolgreicher Suche erhalten Sie eine Liste mit sämtlichen Leistungen des Leistungsträgers.
Wählen Sie alle Leistungen aus und klicken Sie auf den Button „Übernahme Zwischenablage".

Klicken Sie auf den Reiter / Lasche „Zwischenablage" und wählen Sie die Funktion „Verkaufskanal hinzufügen" aus.

Wählen Sie die Checkbox „Preise" und schreiben Sie „Von Verkaufskanal" (z.B. Callcenter) auf den „Verkaufskanal Eigenbelegung". Die Rate ist Standard.
Mit dem Button „Speichern" starten Sie die globale Pflege.

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Aktivierung im TManager

Damit im TManger des Eigentümers das Modul „Belegungsplan" aktiviert ist, muss dem Benutzer das entsprechende Benutzerprofil zugeteilt werden. Der Name des Profils wird Ihnen von der TouristDataShop AG bei der Aktivierung mitgeteilt (siehe Einleitung Kapitel 2).

Nach der Zuteilung des Profils hat der Eigentümer die entsprechenden Rechte um den Belegungsplan zu nutzen.

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Belegungsplan vorbereiten / Zimmerzuteilung

Damit der Eigentümer nun den Belegungsplan vorbereiten und die Buchungen auf die verschiedenen Zimmer zuteilen kann, muss er in einem 1. Schritt im Modul „Stammdaten" die Anzahl der Zimmer und die Namen / Nummern der Zimmer erfassen.
Die Felder „Zimmernummer/Bezeichung" erscheinen automatisch sobald die Anzahl Zimmer des jeweiligen Zimmertypen erfasst sind.

Sobald die Zimmer eingetragen sind, werden diese im Belegungsplan aufgeführt.
Wichtig: Die Zimmernamen sollten nicht zu lang sein.

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Texte für Buchungs- und Stornobestätigung vorbereiten

Ebenfalls im Modul „Stammdaten" müssen die Textbausteine für die Buchungs- und Stornobestätigung gepflegt werden.

Unter dem Button „Beschreibung" und dem Textbaustein „Belegungsplan Buchung: Zahlung, Grüsse, AGB" können diese Informationen als Hinweise bzw. vertragliche Bestandteile für den Gast erfasst werden.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit ein Logo für die Bestätigungen hochzuladen. Klicken Sie auf den Button „Logo". Das Bild wird genau in der hinterlegten Grösse ausgedruckt.

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Funktionalitäten

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Daten

Es werden 2 Wochen im Belegungsplan angezeigt.

Sie können auf das Kalendersymbol klicken und das gewünschte Datum auswählen.

Sie können auch mit den beiden Pfeilen blättern. 

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Wichtige Informationen / Wichtige Termine

Unter der Rubrik Informationen haben Sie die Möglichkeit wichtige Termine zu hinterlegen (z.B. Ferienzeiten, Daten von Events, Daten von Kongressen usw.).
Um neue Typen/Arten von Informationen zu erfassen, klicken Sie auf das Symbol mit den Rädchen.



Um einen neuen Termin zu erfassen, klicken Sie auf das folgende Sybol oder klicken Sie direkt auf das entsprechende Datum.

Der folgende Dialog wird geöffnet.

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Neue Buchungen zuteilen

Unter der Rubrik Neue Buchungen werden sämtliche „neuen" Buchungen der verschiedenen Verkaufskanäle angezeigt, die noch keinem Zimmer oder keiner Wohnung etc. zugeteilt worden sind.

Klicken Sie auf die „neue Buchung" und teilen Sie die Buchung dem gewünschten Zimmer innerhalb der gebuchten Kategorie zu. Zuteilungen sind nur innerhalb der gebuchten Kategorie möglich.

Wenn die Buchung zugeteilt ist erscheint diese unter der Rubrik Belegung.

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Belegung

In der Rubrik Belegung erhalten Sie eine Gesamtübersicht des aktuellen Buchungsstandes. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit weitere Informationen über die Buchung aufzurufen.
Die verschiedenen Farben der Buchungen geben Ihnen einen Hinweis über den Verkaufskanal:
Blau => Buchung durch einen externen Kanal (Destination, Booking.com usw.)
Grau => Option
Grün => Buchung über den Belegungsplan oder TBooking (Homepage des Leistungsträgers)

Um zusätzliche Informationen zu den Buchung zu erhalten klicken Sie auf die entsprechende Buchung.
Das folgende Fenster wird geöffnet und Sie erhalten Informationen zu:

• Buchungsdatum
• Adresse
• Verkaufskanal
• Buchungsbetrag

usw.

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Neue Buchung erfassen

Um eine neue Buchung zu erfassen klicken Sie einfach unter der Rubrik „Belegung" auf das gewünschte und freie Datum oder das folgende Symbol .
Der folgende Buchungsdialog wird geöffnet.

Mit den „Button Änderung speichern" wir die Buchung gespeichert.
Mit dem „Button Drucken" wird ein PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellt. Mit dem „Button Email" können Sie die Buchungsbestätigung per Mail versenden.

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Angebote erstellen

Analog der Buchung können auch Angebote erstellt werden. Die Angebote sind nicht bindend und es gilt das Prinzip „First come – First served".




Wenn der Gast wünscht ein Angebot defintiv zu buchen, dann klicken Sie auf den Button „Verbindlich buchen".

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Stornierungen

Sie können eigene Buchungen (Belegungsplan und TBooking) direkt im Belegungsplan stornieren. Klicken Sie dazu auf die Buchung und wählen Sie den Button „Stornieren".





Die stornierte Buchung erscheint dann unter der Rubrik Stornos. Auch stornierte Buchungen von externen Kanälen erscheinen hier.



Um die Stornierungsbestätigung dem Gast zu versenden, können Sie diese Drucken oder ebenfalls per E-Mail versenden.