Ausgangslage = bestehende Buchung
Verrechnet und zum Teil bereits bezahlt
Anleitung TBase
Schritt 1
Zubuchen der selben Leistung über «Zugehöriger Vorgang» für den selben Zeitraum nochmal suchen
Allerdings ohne Verfügbarkeitsprüfung
Wichtig: Häkchen «Verfügbarkeit prüfen» entfernen
Das Objekt erscheint in der Ergebnisliste als besetzt und kann dank der vorher ausgeschalteten Verfügbarkeitsprüfung trotzdem gebucht werden:
Die Stornokosten kann man gleich als Handpreis setzen z.B. 50%
Häkchen setzen und Betrag bei Bedarf anpassen. Bettwäsche / Endreinigung bei Bedarf auf 0.00 setzen.
Dokumente NICHT Drucken Häkchen entfernen
Abschliessen ohne Verrechnung, da dies noch nicht das Ende aller Verrechnungen ist.
Die Verfügbarkeiten wurden durch diesen neuen Teilvorgang nicht angepasst.
Schritt 2
Stornierung der bestehenden Buchung
Klicke auf dem gewünschten Teilvorgang, wo die Verfügbarkeiten geprüft wurden, auf «Storno»
Klicke bei der nächsten Seite einfach auf «Weiter». Danach gelangst du zur «Bezahlen» Seite.
Hier wählst du, sofern sich der Betrag für den Gast nicht mehr ändert, Abschluss mit Verrechnung
Aber immer noch ohne Dokumentversand.
Du kannst auch die Rückzahlung gleichzeitig vornehmen. Wähle dazu einfach bei Zahlungsart z.B. «Kreditkarte belasten», dann «Bezahlen». Sofern KK-Details bereits hinterlegt sind, kannst du die Gutschrift gleich auslösen indem du auf «Abschliessen mit Verrechnung» klickst.
Aber immer noch ohne Dokumentversand.
Damit werden die Verfügbarkeiten wieder freigegeben
Rechnung prüfen und bei Bedarf noch zurückzahlen
Falls der Betrag vorhin nicht verrechnet wurde, unter «Rechnung erstellen» die «Rechnung» erstellen und unter «Rechnungen Übersicht» bei Bedarf zurückzahlen.
Schritt 3
Dokumente manuell versenden
Das Dokument für den Gast wird manuell versendet unter «Ausgabe» und zwar mit folgender Vorlage:
Dasselbe macht man dann auch noch für den LT
Erst nach dem Versand er Dokumente ist der Prozess abgeschlossen.
Externe Vertriebskanäle
Wurde die ursprüngliche Buchung auf einem externen Vertriebskanal (e-domizil, Interhome oder Airbnb) vorgenommen, dann sollte auch der Vorgang für die Verrechnung der Stornokosten auf dem selben Vertriebskanal eingebucht werden.
Dafür haben wir die wichtigsten Vertriebskanäle im TBase unter dem Vakanzprofil «Appartments» eingeblendet.
Wir die Suche anschliessend auf dem Vertriebskanal z.B. GRB_E-domizil ausgeführt, findet schlussendlich auch die Buchung darauf statt.
Anleitung ProDestination
Vorgang, welcher storniert werden soll
Schritt 1
Zuerst die selbe Leistung nochmals ohne Verfügbarkeitsprüfung auf dem selben Vorgang einbuchen
Klicke dazu auf «Zubuchen»
Bei der Suche entfernst du das Häkchen «Verfügbarkeiten prüfen». Gibst aber alle Parameter genauso wie bei der ursprünglichen Buchung ein.
Buche den Warekorb durch, ohne Dokumente zu versenden und ohne die Verrechnung vorzunehmen.
Unter «Vorgangssuche» hast du nun mehrere aktive Vorgänge.
Schritt 2
Storniere nun den 1 Teilvorgang, um die Verfügbarkeiten wieder frei zu geben.
Prüfe, ob dies der Vorgang ist, den du stornieren sollst Verfügbarkeiten geprüft = Ja
Du klickst also auf «Stornieren» und es öffnet sich folgendes Fenster
Du wählst die Leistungen an, welche storniert werden sollen und klickst auf «Stornieren».
Anschliessend auf «Stornierung bestätigen»
Nachdem gehst du auf Dokumente «Nicht senden»
Nun gehst du auf den noch aktiven Vorgang
Hier kannst du nun die Stornierungkosten, wenn nicht bereits beim Zubuchen per Handpreis gesetzt, sezten und zwar indem du auf «Details» neben dem Preis klickst.
Hier kannst du nun den Betrag anpassen.
Tatsächliche Stornierungskosten.
Als nächstes soll die Preisänderung noch bestätigt werden. Einfach auf «Preisänderung bestätigen» klicken.
Falls sich jetzt am Preis für den Gast nichts mehr ändert, kannst du mit «Jetzt verrechnen und bezahlen» abschliessen.
Falls sich der Preis noch ändern sollte, bitte mit «Rechungserstellung nachträglich» abschliessen.
Wenn du dem Gast gleich einen Teil von seinem bezahlten Betrag zurücküberweisen möchtest z.B. bei Kreditkarte, kannst du dies hier machen.
Bei einer Anzahlung per Bank, muss auch die Rückzahlung per Bank erfolgen. Mach daher bitte ein Ticket bei sharedservices@graubuenden.ch mit den Kontoangaben des Gastes.
Versende immer noch keine Dokumente.
Schritt 3
Versende nun die Dokumente per Hand. Gehe dazu auf dem Buchungsdetail auf «Dokumente» und wähle die Vorlage für Gast.
Du kannst nun deine Nachricht verfassen und versenden:
Dasselbe auch für die Bestätigung an den Leistungsträger
Erst nach dem Versand er Dokumente ist der Prozess abgeschlossen.